Zum 1. Januar 2025 startet in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im inländischen B2B-Bereich. Das neue BMF-Schreiben präzisiert zahlreiche Detailfragen und passt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) entsprechend an. Nachfolgend die wichtigsten Punkte für die Praxis – kompakt und verständlich.
1) Anwendungsbereich: Für wen gilt die Pflicht?
- Gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) ab 01.01.2025. Das Schreiben ändert und ergänzt das Vorjahresschreiben und stellt den Starttermin sowie den Anwendungsbereich klar.
- Gutschriften (§ 14 Abs. 2 S. 5 UStG) fallen ausdrücklich unter die Pflicht. Ebenso Reverse-Charge-Umsätze, Durchschnittssatzbesteuerung Land-/Forstwirtschaft, Reiseleistungen und Differenzbesteuerung – jeweils soweit beide Parteien im Inland ansässig sind. Auch Kleinunternehmer, Land-/Forstwirte oder Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen sind auf Empfangs- und Ausstellungsebene betroffen, sofern sie B2B-Leistungen abrechnen.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise dürfen weiterhin als „sonstige Rechnung“ (z. B. PDF) ausgestellt und übermittelt werden – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine E-Rechnung ist in diesen Fällen dennoch jederzeit zulässig und zustimmungsfrei.
2) Welche Formate sind zulässig?
- EN-16931-konforme strukturierte Formate sind immer zulässig (z. B. XRechnung; unter Voraussetzungen auch ZUGFeRD ≥ 2.0.1 – außer Profile MINIMUM und BASIC-WL).
- Hybride Formate (structured XML + menschenlesbares PDF in einer Datei) sind erlaubt, sofern die EN-16931-Vorgaben erfüllt sind. EDI-Verfahren sind möglich, wenn eine richtige und vollständige Extraktion in ein EN-16931-kompatibles/interoperables Format sichergestellt ist.
3) Inhaltliche Mindestanforderungen & „kein Link-Out“
- Eine E-Rechnung muss elektronische Verarbeitung ermöglichen: alle Pflichtangaben (§§ 14, 14a UStG) gehören in den strukturierten Datenteil. Ein bloßer Verweis in den XML-Daten auf externe Anlagen oder Links reicht nicht. Ergänzende Details dürfen als eingebettete Anhänge (z. B. PDF mit Stundennachweisen) mitgegeben werden – die Pflichtangaben bleiben aber im strukturierten Teil.
4) Validierung: Formatfehler vs. Geschäftsregelfehler
- Formatfehler = die Datei entspricht nicht den zulässigen Syntaxen/Technikvorgaben (somit keine E-Rechnung).
- Geschäftsregelfehler = Verstöße gegen logische Prüfregeln des jeweiligen E-Rechnungsformats (z. B. fehlendes Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ oder Recheninkonsistenzen).
Das BMF empfiehlt Validierungsanwendungen; das technische Ergebnis darf der ordentliche Kaufmann grundsätzlich zugrunde legen – den inhaltlichen Prüfblick ersetzt das nicht. Validierungsberichte sollten aufbewahrt werden.
5) Berichtigung & Änderungen nach Rechnungsstellung
- Skonti/Nachlässe/Mängel (bloße Änderung der Bemessungsgrundlage i. S. d. § 17 UStG) erfordern keine Rechnungsberichtigung.
- Leistungsänderungen (z. B. relevantes Aufmaß) erfordern eine Berichtigung – zumindest der Leistungsbeschreibung; diese kann bei vorheriger Vereinbarung auch per Gutschrift des Leistungsempfängers erfolgen (mit eindeutigem Bezug auf die Ursprungsrechnung).
6) Aufbewahrung
- 8 Jahre für Ein- und Ausgangsrechnungen (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei E-Rechnungen ist mindestens der strukturierte Teil unverändert aufzubewahren. Allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems begründet keinen Verstoß gegen § 14b UStG und § 14 Abs. 3 UStG (Echtheit/Unversehrtheit/Lesbarkeit).
Handlungsempfehlungen für Unternehmen
- Formatauswahl festlegen
Entscheiden Sie sich unter Ihren Geschäftspartnern für XRechnung (Standardfall) oder ZUGFeRD ≥ 2.0.1 (ohne MINIMUM/BASIC-WL) bzw. ein konformes EDI-Verfahren. Dokumentieren Sie Vereinbarungen. - ERP/Finanzbuchhaltung befähigen
Sicherstellen, dass alle Pflichtangaben im strukturierten Datenteil erzeugt werden; Links nach außen vermeiden; Anhänge nur ergänzend nutzen. - Validierung etablieren
Technische Vorab-Validierung (Format + Geschäftsregeln) in den Prozess integrieren und Validierungsberichte ablegen; gleichwohl inhaltlich prüfen (Steuersätze, Leistungsbeschreibung etc.). - Sonderfälle regeln
- Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 €: ggf. weiterhin PDF möglich, mit Empfängerzustimmung.
- Gutschriften/Reverse-Charge/Branchensachverhalte: Prozesse und Texte im E-Rechnungsformat anpassen.
- Archivierung prüfen
Archiv so gestalten, dass der strukturierte Teil unverändert erhalten bleibt; GoBD-Konformität bleibt für andere steuerliche Zwecke weiterhin maßgeblich, ist für die umsatzsteuerliche Aufbewahrung der E-Rechnung aber nicht allein entscheidend.
Fazit
Das BMF schafft Klarheit: E-Rechnung ist ab 2025 der neue Standard im B2B-Inland – mit klaren Regeln zu Format, Inhalt, Validierung und Aufbewahrung. Wer jetzt Formate vereinbart, Systeme validierungsfähig macht und Prüf-/Archivprozesse sauber aufsetzt, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern schafft die Basis für medienbrucharme Abläufe und sicherere Umsatzsteuerprozesse.